Strategi Meningkatkan Kinerja Bisnis Secara Dramatis dan Signifikan Melalui BPI dan BPR

Business Process Improvement atau BPI, sebagai salah satu metode dalam menjalankan continuous improvement, didefinisikan sebagai kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya.

BPI memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya.

Manfaat BPI

Dengan adanya proses bisnis yang jelas dan terstruktur, maka manfaat yang akan didapat perusahaan adalah:

• Eliminasi kesalahan-kesalahan
• Maksimasi penggunaan asset
• Minimasi waktu tunggu (delay)
• Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan
• Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal
• Kemampuan adaptif tehadap keinginan pelanggan
• Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif
• Menghilangkan kelebihan-kelebihan pengeluaran

Sasaran BPI

Sasaran perbaikan proses bisnis ini adalah EFEKTIFITAS, EFISIENSI dan ADAPTABLE terhadap permasalahan, seperti:

• Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan
• Proses-proses berbiaya tinggi
• Proses dengan waktu siklus panjang
• Adanya cara atau proses yang lebih baik
• Tersedianya teknologi baru
• Aturan manajemen untuk menerapkan metode baru

Langkah Konkrit BPI

• Bureaucracy elimination (eliminasi birokrasi), yaitu menghilangkan tugas administrasi, penggunaan kertas kerja yang tidak perlu.
• Duplication elimination (eliminasi duplikasi), yaitu menghilangkan suatu kegiatan serupa yang terjadi pada suatu bagian dari proses yang berbeda.
• Value-added assessment (evaluasi nilai tambah), yaitu mengevaluasi setiap kegiatan dalam proses bisnis untuk menentukan kontribusinya pada kebutuhan pelanggan.
• Simplification, yaitu mengurangi kompleksitas suatu proses.
• Process cycle time reduction (pengurangan waktu perputaran proses), yaitu menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus dan meminimasi ongkos penyimpanan.
• Error proofing (pencegahan kesalahan), yaitu membuat kondisi sehingga sulit untuk membuat kesalahan.
• Upgrading, yaitu membuat tingkat efektifitas lebih tinggi dalam meningkatkan performansi dalam proses bisnis.
• Simple language (penyederhanan bahasa), yaitu mengurangi kompleksitas terhadap cara-cara penulisan dan berbicara, membuat dokumen lebih mudah untuk dimengerti oleh pemakainya.
• Standardization, yaitu memilih salah satu cara pembakuan dalam melakukan aktivitas.
• Supplier partnership (peningkatan kualitas input), yaitu meningkatkan kualitas input, karena output proses mempunyai ketergantungan yang tinggi terhadap kualitas input proses yang diterima.
• Big picture improvement (pengembangan secara global), yaitu teknik yang digunakan jika kesepuluh peralatan penyederhanaan di atas tidak memberikan hasil yang diinginkan. Hal ini didesain untuk membantu pihak manajemen mencari cara kreatif untuk mengubah proses secara drastis.
• Automation and/ or mechanization (otomatisasi dan/ atau mekanisasi), yaitu penerapan peralatan dan komputer pada pekerjaan yang membosankan dan rutin, sehingga kegiatan tersebut dikurangi untu membebaskan pekerja dalam melakukan lebih banyak kegiatan kreatif.

Business Process Reengineering (Rekayasa Ulang Peta Usaha)

Rekayasa ulang proses bisnis atau Business Process Reengineering (BPR) merupakan pemikiran kembali atau ulang secara fundamental serta perancangan kembali pada proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya yang tersedia pada organisasi.

BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali atau ulang cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, serta kebutuhan pelanggan.

Business Process Reengineering dikenal juga dengan Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management.

Untuk mencapai peningkatan yang maksimal dengan Business Process Reengineering, perubahan pada stuktur organisasi dan cara lain seperti pengelolaan serta pelaksanaan kerja saja dianggap belum cukup, karena untuk mendapatkan keuntungan secara penuh, penggunaan Teknologi Informasi dianggap penting sebagai faktor kontributor utama.

Lingkup BPR

BPR memperoleh fondasinya dari berbagai disiplin ilmu, dan ada 4 bagian penting yang diidentifikasi untuk diubah dalam BPR, yaitu:

• Organisasi
• Teknologi
• Strategi
• Manusia

Tahapan BPR

• Pertama, BPR harus diintegrasikan dengan visi perusahaan, tujuan dan strategi. Proses bisnis baru harus didesain dan konsisten dengan aspek-aspek perusahaan. Tidak semua proses di dalam organisasi harus didesain ulang. Beberapa proses mungkin memerlukan BPR sedang yang lainnya membutuhkan pendekatan perbaikan incremental seperti TQM.
• Kedua, komitmen manajemen puncak, sponsorship, dan pengetahuan dari BPR dibutuhkan untuk suksesnya proyek BPR. Komitmen dan sponsorship mereka dibutuhkan selama proyek BPR. Manajemen puncak diinformasikan selama proses BPR melalui komunikasi dengan tim perubahan.
• Ketiga, kelayakan dari BPR harus melalui penelitian “financial capability, technological ability, manajerial/ operational ability” dari organisasi yang harus dinilai. Organisasi harus mengevaluasi kapasitas mereka untuk mendukung suksesnya BPR. Jika sebuah organisasi menemukan ketidakcukupan dana, keahlian dan sumber daya manusia dalam BPR.
• Kelayakan operasional harus juga dilihat apakah desain terbaru dapat dimasukan secara smooth di tempat kerja.
• Keempat, perubahan organisasi mengakibatkan perubahan budaya organisasi, sistem nilai, dan gaya manajemen harus disesuaikan dengan redesain proses. BPR yang sukses membutuhkan restrukturisasi yang lengkap pada penggerak kunci dari perilaku organisasi. Peranan dan tanggungjawab, pengukuran kinerja dan insentif, struktur organisasi, IT, sistem nilai dan keahlian harus diubah sebagai hasil dari BPR.
• Kelima, oleh karena BPR membutuhkan perubahan radikal dan fundamental, implementasi harus dimulai dari tahap awal dari BPR dan seluruh organisasi harus terlibat di dalam perubahan proses. Terutama perencanaan perubahan proses dibutuhkan untuk suksesnya BPR.
• Terakhir, BPR harus terintegrasi dengan process-based management tools yang lain seperti TQM, benchmarking, process mapping dan team-based operation. Inovasi radikal dan continues improvement dapat dicapai secara simultan dengan mengintegrasikan process-based management di atas.

Share on Google Plus

About Unknown

Landasan kami dalam berbisnis adalah PROFESIONAL dan KOMITMEN. Dua kata ini yang membentuk nama perusahaan kami: PROMITMEN. PROFESIONAL karena kami dibentuk dari tenaga yang sudah profesional di bidangnya masing-masing, sedangkan KOMITMEN adalah tekad untuk memberikan hasil terbaik bagi pelanggan, mitra, karyawan dan pemegang saham.