Document Management System - ELO

Proses administrasi adalah faktor penentu dalam pencapaian kinerja suatu organisasi. Dalam proses tersebut dokumen/ berkas/ surat mempunyai peran penting karena merupakan alat komunikasi formal dan bukti pertanggung jawaban dari suatu kegiatan yang harus selalu dipelihara, dirawat dan dilindungi keberadaannya.

Dapat dibayangkan apa yang akan terjadi dengan berjalannya waktu demi waktu bila dokumen tidak dikelola dengan sistem secara komprehensif mulai dari pemeliharaan dokumen, pengendalian proses sampai dengan pada keamanannya. Pola manual tidak lagi mampu menjangkau tuntutan percepatan dan perubahan yang terjadi.

Adakalanya juga suatu proses memerlukan perjalanan yang sangat rumit, sehingga seringkali mengalami kesulitan untuk mengontrol suatu proses yang sedang berjalan. Dampak dari itu semua adalah terhambatnya proses pengambilan keputusan yang pada gilirannya akan menurunkan performa suatu organisasi.

Gejala umum yang seringkali terjadi, terkait dengan dokumen sebagai sumber informasi, alat komunikasi dan dasar pengambilan keputusan, yaitu :

• Penyimpanan / pengarsipan ada di berbagai tempat dan media
• Alur Proses yang tidak terkontrol
• Sistem pengelolaan tidak terintegrasi
• Keberadaannya hanya dianggap sebagai fungsi administratif (bukan strategis)

Dalam era di mana semua orang berpikir jauh kedepan untuk mencapai suatu keefektifan proses, maka keunggulan teknologi akan menjadi pilihan untuk membantu meningkatkan produktivitas organisasi.

Sistem manajemen dokumen ELO telah terbukti mampu mensolusi segala permasalahan terkait dengan proses administrasi dan pengelolaan dokumen.

ELO telah menunjukkan hasil yang luar biasa di berbagai perusahaan di seluruh dunia. ELO merupakan perangkat lunak yang paling inovatif dan telah merubah suatu bisnis proses menjadi lebih cepat, lebih baik, lebih efisien, lebih aman dan lebih hemat biaya.

Peran DMS - ELO

ELO dapat mengisi peran-peran dalam suatu proses bisnis, baik operasional maupun strategis.

Peran strategis, meliputi :

• Memastikan berjalannya sebuah prosedur sesuai standar yang ditetapkan.
• Mengendalikan dan mengontrol proses yang sedang berjalan
• Mempercepat pengambilan keputusan
• Meningkatkan performa organisasi

Peran operasional, meliputi :

• Melakukan pengarsipan secara digital
• Pengorganisasian dokumen
• Pencatataan
• Pendistribusian
• Penelusuran

Sistem Manajemen Dokumen - ELO

Digitalisasi arsip/ dokumen.

Archiving Document
Pengarsipan digital dengan sistem indexing otomatis, sehingga memudahkan penelusuran dokumen/ tracking

User Integrated
Dokumen dapat diakses oleh beberapa user dan dapat mengadakan transaksi secara bersamaan berdasarkan sistem otorisasi security dokumen

Work Flow Document
Fungsi kontrol dokumen dilengkapi dengan task & reminder system, termasuk pemberian sticky notes pada lembar dokumen dengan tingkat keamanan yang tinggi (tidak bisa dimanipulasi)

Manfaat DMS - ELO

• Automatic Indexing: Dengan OCR indexing otomatis, kesalahan manusia pada saat melakukan indexing dapat diminimalkan dan proses menjadi lebih cepat.
• Automatic Archiving: Aturan untuk pengarsipan yang telah dilakukan sebelumnya, secara otomatis menentukan tujuan di mana dokumen tersebut akan disimpan .
• Retensi Dokumen: Memungkinkan administrator untuk menelusuri masa berlaku sebuah dokumen yang terdapat didalam sistem dan mengingatkan administrastor masa berlaku sebuah dokumen jauh hari sebelum masa berlaku dokumen habis.
• Link Dokumen Internal: Memungkinkan dokumen berbeda yang telah dibuat oleh sebuah bisnis proses untuk dihubungkan (lebih cepat menemukan dokumen pendukung terkait)
• Akses Dokumen: User memiliki opsi untuk mengakses dokumen. (Desktop Client = berbasis LAN, Web Client = berbasis WAN / Internet)
• Work Flow Management : Sistem pengendalian proses dapat dipantau secara otomatis

Pengembangan DMS - ELO

• Perluasan kemampuan ELO dalam hal otomatisasi proses dokumen dan koneksi ke aplikasi/ database lainnya dengan ELO SCRIPT
• Adanya index server yang dapat dimanfaatkan untuk membuat customized application (Web based/GUI based) yang dapat dihubungkan dengan sistem ELO

Jenis Dokumen yang bisa diarsip ke dalam ELO

• File softcopy yang sudah ada
• Dokumen hardcopy
• Dokumen baru pada Microsoft Office / Open Office
• Dokumen hasil generate software lain

Jika Anda tertarik untuk menggunakan aplikasi DMS - ELO, hubungi kami di:

Unit Teknologi Informasi dan Jasa Pemrograman PROMITMEN:

Alamat	SAM Building Lt. IV Jl. Kombespol M. Duryat 39 Surabaya 60262
Telepon	031-5466776 | 031-5458171
Faks.	031-5458174
E-mail	info@promitmen.com
Website	http://www.promitmen.com